Évaluation HAS ESSMS : comment se déroule-t-elle ? Les 7 étapes clés

Évaluation HAS ESSMS : votre structure est inscrite à la programmation pluriannuelle et l’échéance approche : concrètement, que va-t-il se passer ? Depuis 2022, l’évaluation de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux suit un dispositif unique, défini par la Haute Autorité de Santé et réalisé tous les cinq ans par un organisme évaluateur indépendant. Voici le déroulement complet d’une évaluation HAS ESSMS, de la création de votre compte Synaé jusqu’à la diffusion du rapport final — avec, en bonus, les tableaux qui vous permettent de savoir combien d’accompagnés traceurs seront réalisés dans votre structure.

Évaluation HAS ESSMS : un rendez-vous quinquennal, un référentiel national unique

L’évaluation HAS ESSMS est encadrée par l’article L. 312-8 du Code de l’action sociale et des familles. Elle a pour finalité d’apprécier la qualité des prestations délivrées aux personnes accompagnées et concerne tous les ESSMS mentionnés à l’article L. 312-1 du CASF, à l’exception des dérogations prévues par ce même code. Elle est conduite tous les cinq ans par un tiers extérieur indépendant de l’ESSMS, selon le rythme fixé par la programmation pluriannuelle arrêtée par vos autorités.

Le référentiel de l’évaluation HAS ESSMS définit les exigences à satisfaire : 3 chapitres, 9 thématiques et 157 critères, dont 18 critères impératifs. Il s’articule autour d’une analyse croisée :

• Chapitre 1 – La personne accompagnée : son expérience réelle, recueillie directement auprès d’elle ;
• Chapitre 2 – Les professionnels : les pratiques professionnelles mises en œuvre ;
• Chapitre 3 – L’ESSMS : la dynamique instaurée par la gouvernance.

Étape 1 : créer votre compte sur la plateforme Synaé

Tout commence sur Synaé, la plateforme collaborative sécurisée de la HAS. Elle est accessible depuis le site internet de la HAS : cliquez sur « Créer mon compte » pour débuter la création du compte de votre structure. Synaé permet d’accéder à toutes les informations concernant les outils et méthodes d’évaluation, de dématérialiser les échanges entre l’ESSMS, l’organisme évaluateur et la HAS, et de procéder tant aux auto-évaluations qu’aux évaluations. La plateforme génère automatiquement les grilles de votre évaluation HAS ESSMS, en fonction de votre secteur d’intervention, de votre type de structure et de votre public.

Étape 2 : la mise en concurrence et le choix de votre organisme évaluateur

La réglementation impose une mise en concurrence des organismes évaluateurs avant toute contractualisation d’une évaluation HAS ESSMS. Depuis Synaé, vous formalisez votre demande : périmètre concerné, sites, capacité autorisée, calendrier souhaité. Les organismes autorisés par la HAS vous adressent alors leur proposition — équipe d’évaluation, durée d’intervention, devis détaillé.

Comparez les propositions sur des critères objectifs : l’inscription sur la liste des organismes autorisés publiée par la HAS, la situation au regard de l’accréditation COFRAC selon la norme NF EN ISO/IEC 17020, et surtout le profil des évaluateurs. Si votre choix se porte sur QualiSanté Certification, c’est à raison : nos évaluateurs sont des experts de votre secteur d’activité — directeurs d’établissement, médecins, experts qualité et soignants — et chaque mission est confiée à un binôme dont les profils sont sélectionnés en fonction des caractéristiques de votre structure.

Étape 3 : la réunion de cadrage, votre point de départ opérationnel

Une fois le contrat signé, votre coordonnateur d’évaluation organise une réunion de cadrage avec votre direction. C’est un temps d’échange structurant qui permet de :

• consolider la fiche d’identité de votre structure (FINESS, organisme gestionnaire, catégorie juridique, public accueilli, capacité autorisée, date du CPOM, effectifs) ;
• rappeler le cadre réglementaire de la démarche et la procédure d’évaluation ;
• présenter le référentiel, les trois méthodes d’évaluation et le système de cotation ;
• répondre aux questions de votre équipe de direction avant la construction du planning.

Cette réunion dédramatise l’évaluation HAS ESSMS : vos équipes savent exactement ce qui va se passer, quand, et avec qui.

Étape 4 : le planning de visite, construit et ajusté avec votre établissement

Le programme de la visite est organisé en concertation avec l’ESSMS et communiqué à l’avance, dans le respect des méthodes de la HAS. Le planning séquence les entretiens (personnes accompagnées, professionnels, gouvernance, Conseil de la vie sociale), la revue documentaire et les temps d’observation, et reste ajustable en fonction de vos contraintes de service.

Un élément clé du dimensionnement de votre évaluation HAS ESSMS : le nombre d’accompagnés traceurs à réaliser dépend de la capacité autorisée de votre structure.

Combien d’accompagnés traceurs dans votre ESSMS ?

Un EHPAD de 85 places prévoira donc au minimum 5 accompagnés traceurs. Deux règles complémentaires : en cas d’ESSMS multi-sites, au moins un accompagné traceur par site ; en cas d’évaluation regroupant plusieurs ESSMS, c’est la capacité cumulée qui s’applique, avec au moins un accompagné traceur par ESSMS.

Le cas particulier des services en interventions individualisées (SAAD, MJPM…)

Une règle dérogatoire, précisée par la FAQ de la HAS, s’applique aux services dont l’activité est mesurée en interventions individualisées dans un cadre ambulatoire ou à domicile — SAAD, mandataires judiciaires à la protection des majeurs (MJPM), etc. Le nombre d’accompagnés traceurs est alors déterminé selon le nombre de mesures, la capacité autorisée ou le nombre de personnes accompagnées au 31 décembre de l’année N-1 :

Un SAAD accompagnant 400 bénéficiaires prévoira donc au minimum 6 accompagnés traceurs. Ce volume conditionne la durée de la visite et la mobilisation de vos équipes — d’où l’importance de l’anticiper dès le cadrage de votre évaluation HAS ESSMS.

Étape 5 : la visite sur site et les trois méthodes de l’évaluation HAS ESSMS

L’équipe d’évaluation — un binôme au minimum — intervient sur site, généralement sur deux jours ou plus selon la taille de la structure. Chaque critère de l’évaluation HAS ESSMS est évalué grâce à trois moyens : les entretiens (personnes accompagnées, professionnels, gouvernance, CVS), la revue documentaire et l’observation.

L’accompagné traceur (chapitre 1)

L’évaluateur recueille d’abord l’expérience de la personne accompagnée (ou de son représentant légal) : accueil, respect de ses droits, participation à son projet, expression de ses choix. Il croise ensuite ce témoignage avec les professionnels qui l’accompagnent — sans la gouvernance — et avec son dossier. On part du vécu réel, pas des procédures.

Le traceur ciblé (chapitre 2)

L’évaluateur part d’un processus concret — circuit du médicament, gestion des événements indésirables, prévention de la maltraitance — et remonte le fil : ce que prévoit l’organisation, ce qu’en disent les professionnels, ce que montre le terrain.

L’audit système (chapitre 3)

Cette méthode évalue l’organisation de l’ESSMS pour s’assurer de la maîtrise des processus et de la capacité à atteindre les objectifs, grâce à un regard croisé entre la gouvernance et les professionnels de terrain. L’entretien avec le CVS apprécie notamment son implication dans le développement de la qualité, la dynamique de participation des personnes et la circulation de l’information.

La cotation : comprendre l’échelle de 1 à 4

Pour bien vivre votre évaluation HAS ESSMS, il est crucial de comprendre comment les évaluateurs attribuent leurs cotations. Chaque élément d’évaluation est coté selon une échelle de 1 à 4 :

• Cotation 1 – Niveau non satisfaisant : l’évaluateur n’obtient aucune preuve, aucun document, aucune réponse sur le critère évalué. C’est la situation la plus critique, particulièrement sur un critère impératif.
• Cotation 2 – Niveau plutôt pas satisfaisant : la traçabilité est insuffisante. Le critère est partiellement pris en compte, mais sans évaluation régulière ni actions de sensibilisation particulières des équipes.
• Cotation 3 – Niveau plutôt satisfaisant : des preuves sont disponibles, une procédure existe et est connue, la traçabilité est assurée. Il manque cependant une évaluation suffisamment régulière de la pertinence et de l’efficacité de la procédure.
• Cotation 4 – Niveau tout à fait satisfaisant : la procédure est éprouvée, régulièrement évaluée, réajustée et questionnée si besoin. C’est l’objectif à atteindre, en particulier pour tous les critères impératifs.

Trois mentions complètent l’échelle de cotation de l’évaluation HAS ESSMS : « * » lorsque le niveau atteint est optimisé, « NC » lorsque l’ESSMS n’est pas concerné par l’élément d’évaluation d’un critère (choix systématiquement justifié dans Synaé, non comptabilisé dans la cotation finale), et « RI » (chapitre 1) lorsque la personne accompagnée donne une réponse inadaptée à l’intervenant.

Les critères impératifs font l’objet d’un traitement renforcé : une cotation de 1, 2 ou 3 déclenche un formulaire spécifique dans Synaé, un signalement à la gouvernance dès la synthèse quotidienne, et l’obligation pour l’ESSMS de mettre en place un plan d’action ciblé, transmis à l’autorité en même temps que le rapport. Un critère impératif ne peut pas être coté « non concerné » (à la seule exception du critère 3.6.2, relatif au circuit du médicament).

Étape 6 : le pré-rapport et la phase contradictoire

À l’issue de la visite, les évaluateurs saisissent leurs constats et cotations sur Synaé. Le pré-rapport de votre évaluation HAS ESSMS vous est transmis dans un délai maximal d’un mois après la visite. À réception, votre structure dispose à son tour d’un mois pour formuler ses observations sur la plateforme Synaé : c’est une véritable phase contradictoire. L’évaluateur reste décisionnaire de la prise en compte de vos remarques, mais il doit argumenter chacune de ses décisions — et l’ensemble de vos observations est annexé au rapport définitif, accessible à vos autorités.

Étape 7 : le rapport final et sa diffusion

Le rapport final est structuré de manière identique pour toute évaluation HAS ESSMS, autour de six sections : présentation de la structure évaluée, cotation détaillée des critères et objectifs, focus sur les critères impératifs, synthèse par chapitre, niveau global atteint, et observations émises par l’ESSMS.

La transmission suit un circuit précis : le rapport est transmis automatiquement à la HAS en version dématérialisée via Synaé dès que vous en avez accusé réception, et il vous appartient de le transmettre à l’autorité ayant délivré votre autorisation (ARS, conseil départemental, ou les deux). Vous devez également en assurer la plus large diffusion interne : instance délibérante, représentants du personnel et Conseil de la vie sociale. Enfin, depuis septembre 2025, les résultats de chaque évaluation HAS ESSMS sont accessibles au grand public via la plateforme Qualiscope de la HAS — familles et financeurs peuvent consulter votre fiche : un enjeu d’image supplémentaire à ne pas sous-estimer.

Le rapport de l’évaluation HAS ESSMS devient alors le socle de votre plan d’amélioration continue de la qualité pour les cinq années suivantes, et un argument objectif dans vos dialogues de gestion et négociations de CPOM.

Planifiez votre évaluation HAS ESSMS avec QualiSanté Certification

QualiSanté Certification réalise l’évaluation HAS ESSMS prévue à l’article L. 312-8 du CASF sur l’ensemble du territoire national, métropole et outre-mer, selon le référentiel et les méthodes de la HAS. De la réunion de cadrage à la remise du rapport final, une équipe dédiée vous accompagne à chaque étape, avec des évaluateurs issus de votre secteur d’activité.

Article rédigé par QualiSanté Certification — Organisme évaluateur des ESSMS autorisé au titre de l’article L. 312-8 du CASF, demande d’accréditation NF EN ISO/IEC 17020 déclarée opérationnellement recevable par le COFRAC (projet n° 3-2352) — Sources : HAS, Manuel d’évaluation de la qualité des ESSMS (actualisé le 8 juillet 2025) et FAQ Évaluation des ESSMS — Dernière mise à jour : juillet 2026